Planificare sau mila Domnului?
Deseori am auzit vorbindu-se de Planurile de Contingenta, in general in activitatea economica traditionala, dar si in domeniul securitatii private. Din pacate putine planuri am putut vedea si mult mai putine corect executate. Referirile la planurile de contingenta sunt dese atat in piata de securitate cat si in celelalte activitati economice, sociale si militare; din pacate, insa, doar cativa le completeaza si le pregatesc pentru „zile negre”. In general, majoritatea se bazeaza pe „noroc” si pe „sprijinul divin”.
Incendii, inundatii, cutremure, inzapeziri – acestea presupun, in general, o planificare a continuitatii.
Dar, daca furnizorul sau clientul principal brusc intra in faliment? Sau, daca o parte mare din angajati se imbolnavesc datorita unui virus ori fac intoxicatie alimentara? Sau, daca functionarul responsabil cu salarizarea sufera un accident in ziua de salarizare? Sau daca …. etc?
Aceste lucruri pot provoca confuzie si dezordine, daca nu ati pregatit din timp un plan de rezerva, in mod corespunzator.
Dupa cum se poate vedea, planificarea de urgenta nu este doar despre dezastre majore. Pe o scara mai mica, este vorba de pregatirea pentru evenimente, cum ar fi pierderea de date, oameni, clientii si furnizorii si alte tulburari necunoscute. Prin urmare, este important sa se faca din planificare de continuitate, o un proces normal si necesar al modului in care functioneaza afacerea in situatii de urgenta.
Doar nu mi s-o intampla tocmai mie – este justificarea comuna!
Mai degraba ar trebui sa ne intrebam „ce fac daca ….?”! Anticiparea si pregatirea in detaliu a unor evenimente nedorite ne asigura continuitatea activitatii, existenta activitatii, dar si asigurarea, in final, a resurselor proprii de existenta.
Planul de contingenta se mai numeste si plan de continuitate. Acesta este conceput pentru a asigura continuitatea activitatii in cazul in care activitatea organizatiei este puternic afectata de o pierdere (distrugeri materiale, pierderi de angajati esentiali, pierderi de capital, pierderi de informatii vitale, etc.) Aceste pierderi sunt datorate cazurilor de forta majora(orice eveniment extern, imprevizibil, absolut invincibil si inevitabil) sau evenimente nefavorabile pentru organizatie (conditii meteo extreme, catastrofe naturale, accidente majore, etc.).
Un plan de contingenta este alteori denumit „Plan B”, deoarece acesta poate fi de asemenea folosit ca o alternativa pentru actiune in cazul in care rezultatele scontate nu se materializeaza. Planificarea contingentei este o componenta a continuitatii activitatii, recuperarea dupa dezastru si de gestionare a riscurilor.
Necesitatea elaborarii planurilor de contingenta reiese dintr-o analiza detaliata a riscurilor cu care organizatia dumneavoastra se confrunta. Este, de asemenea, util sa se gândeasca la proiecte noi si in curs de desfasurare: ce se intâmpla atunci când „Planul A” nu merge conform asteptarilor? Uneori Planul A inseamna pur si simplu „de afaceri ca de obicei.” Alteori, cu planuri mai sofisticate de gestionare a riscurilor, Planul A este primul raspuns pentru a face fata cu un risc identificat – si atunci când planul A nu functioneaza, folositi planul de contingenta.
Managerii trebuie sa fie constienti de doua obstacole comune, pe masura ce incepe procesul de planificare de continuitate:
• Oamenii sunt adesea slab motivati sa dezvolte un puternic „Plan B”, pentru ca ei facut o mare investitie emotionala in „Planul A”, care, normal, doresc sa fie viabil si sa reuseasca.
• Exista de multe ori o probabilitate mica a unei crize care apare, astfel incât oamenii de multe ori nu vad planurile de contingenta ca o activitate urgenta. Din pacate, acest lucru poate insemna ca se blocheaza la nivelurile inferioare intreaga activitate de planificare.
Planurile de contingenta pornesc de la scenarii care iau in calcul evenimente nefavorabile pentru organizatie si presupun pregatirea de rezerve si de reactii rapide la respectivele evenimente. Acestea trebuie sa gaseasca solutii de inlocuire rapida a pierderilor si mentinerea la un nivel minim acceptabil a activitatii principale.
Ce se poate intampla? Cum ma afecteaza? Cum evit pierderile? Cum reduc impactul?
Recomandarile mele pentru Planurile de Contingenta:
- Scopul principal este de a mentine operatiunile de afaceri – Priveste cu atentie la ceea ce trebuie sa faci pentru a oferi un nivel minim de servicii si functionalitate.
- Definirea perioadelor de timp – Ce trebuie facut in timpul primei ore a implementarii planului de contingenta? Dar Prima zi? Dar Prima saptamâna?
- Identifica elementul declansator – Ce, in mod specific, va determina sa puneti in aplicare planul de contingenta? Decideti ce actiuni trebuie luate si cand. Determina cine este responsabil pentru fiecare etapa si ce tip de proces trebuie raportare.
- Faceti un plan simplu – Nu stii cine il va citi si cine il va pune in aplicare, atunci când este nevoie, asa ca foloseste un limbaj clar, simplu.
- Luati in considerare restrictiile de resurse asociate – Va fi capabil sa functioneze in acelasi mod, daca trebuie sa puna in aplicare planul B, sau se va reduce in mod necesar planul B capabilitatile organizatiei dumneavoastra?
- Identificarea tuturor nevoile – Intreg personalul companie trebuie sa identifice ceea ce este srtict necesar pentru a continua operatiunile.
- Identifica costurile operationale – Cauta solutii financiare adecvate, care sa justifice aplicarea Planului B
- Defineste „succesul” – Ce trebuie sa faceti pentru a reveni la „activitatea normala”?
- Include planuri de contingenta in procedurile standard de operare – Asigurate ca toti sunt instruiti cu privire la plan, si toata lumea este la curent cu privire la modificari.
- Gestioneaza riscurile – Cauta oportunitati de a reduce riscul, ori de câte ori este posibil. Acest lucru poate ajuta la reducerea sau chiar eliminarea necesitatii unor planuri de contingenta in anumite domenii.
- Identifica ineficientele operationale – Asigura-te ca ai un standard pentru a putea documenta procesul de planificare, si pentru a putea gasi oportunitati de imbunatatire a performantei.
Planificarea continuitatii este ignorata in multe companii, atat din cauza operatiunile de zi cu zi care sunt solicitante, dar si din cauza probabilitatii mici a unei intreruperi semnificative de afaceri, deci este greu pentru a-ti face timp pentru a pregati un plan bun.
Cu toate acestea, daca sunteti pro-activ pe termen scurt, va va ajuta sa asigurati o recuperare mai rapida si mai eficienta dintr-un eveniment operational nedorit, astfel incat puteti salva organizatia de esec. Cu un efort suficient intr-o perioada de timp scurta se poate asigura prezervarea patrimoniului si continuitatea afacerii, dar si a locurilor de munca.
Planificarea pentru situatii neprevazute necesita o investitie de timp si resurse, dar daca nu reusesc sa o faca – sau daca o faci prost – costurile ar putea fi semnificative in cazul nedorit al unui dezastru.
Alexandru Costachi, Consultant de Securitate
Securitate in Romania
Securitate in Romania: Stiri, Tendinte, Joburi, Resurse, Legislatie, Top 50 firme, Calculator buget, Club Securitate.
VerifiES Servicii pentru industria de securitate: Consultanta de securitate, Audit securitate, Selectie si audit furnizori de securitate, Solutii de securitate – optimizare buget de securitate, Externalizare management servicii de securitate, Analize statistici de securitate, Consultanta marketing si vanzari, Training, Recrutare, Marketing online, Broker de securitate.
