Evenimentele neplanificate pot avea un efect devastator asupra afacerilor. Situatiile de criza ar putea îngreuna sau chiar sa puna in imposibilitate continuitatea afacerilor.
În cel mai pesimist scenariu, acest lucru poate duce la pierderea clienților și chiar la inchiderea afacerii.
Dar, cu o planificare bună, pot fi luate măsuri pentru a reduce impactul potențial al unei situatii de criza și, în modul ideal, prevenirea dezastrului economic.
De ce ai nevoie să planifici posibile crize.
Este esențial să aveti un plan de actiune in detaliu pentru a vă proteja de impactul potențialelor crize – de la incendiu, inundații sau furturi până la defectarea sistemului IT, acces restricționat în spații sau imbolnavirea personalului cheie.
Această planificare este foarte importantă pentru afacerile mici, deoarece acestea au de cele mai multe ori lipsă de resurse pentru a face față cu ușurință situatiilor de criza.
Nerespectarea planului ar putea fi dezastruoasă. În cel mai bun caz, riscați să pierdeți clienții. În cel mai rău caz, afacerea dvs. nu se mai poate recupera niciodată și în cele din urmă se poate inchide.
Ca parte a procesului de planificare, ar trebui să:
- identificați crizele potențiale care v-ar putea afecta;
- determinați cum intenționați să minimizați riscurile de apariție a acestor dezastre;
- stabiliti cum veti reacționa dacă apare un dezastru într-un plan de continuitate a afacerii;
- testezi planul în mod regulat.
De exemplu, dacă vă bazați pe informațiile stocate in calculatoare, ar trebui să aveti toate datele salvate pe un sistem de rezervă, astfel încât să aveți o copie a datelor cheie în cazul unei defecțiuni a sistemului.
Beneficiile unui plan de continuitate a afacerii:
Un plan de continuitate de afaceri atent gândit vă va face mai ușoara confruntarea cu o criză și vă va permite să minimizați întreruperile din afaceri și pierderea clienților.
De asemenea, un plan de continuitate va dovedi clienților și investitorilor că afacerea dvs. este suficient de robustă pentru a face față situatiilor de criza.
Crize care v-ar putea afecta afacerea
În funcție de specificul afacerii dvs., există multe evenimente care ar putea constitui o criză:
- Dezastre naturale – de exemplu, inundații cauzate de conductele de apă, ploi abundente, avarii în urma furtunilor.
- Furtul sau vandalismul – furtul echipamentelor informatice, de exemplu, s-ar putea dovedi devastatoare. În mod similar, vandalismul infrastructurii, utilajelor sau vehiculelor poate fi nu doar costisitor, dar poate prezenta și riscuri pentru sănătatea și siguranța angajatilor.
- Incendiu – puține alte situații au un astfel de potențial de a distruge fizic o afacere.
- Întreruperea energiei electrice ar putea avea consecințe grave. Ce ai face dacă nu ai putea folosi sisteme IT, de telecomunicații sau alte utilaje sau echipamente importante?
- Distrugereal sistemului IT – virusurile informatice, atacurile hackerilor sau eșecurile sistemului ar putea afecta capacitatea afacerii.
- Acces restricționat la sedii – cum ar funcționa afacerea dvs. dacă nu ați mai avea acces la locul de muncă – de exemplu, din cauza unei scurgeri de gaz?
- Pierderea sau îmbolnăvirea personalului – dacă vreunul din angajatii dvs. este esențial în conducerea activității dvs., luați în considerare modul în care ați face față dacă ar pleca sau ar fi in incapacitate pe motiv de boală.
- Un focar de boală sau infecție – în funcție de tipul de activitate, un focar de boală infecțioasă în rândul personalului dumneavoastră ar putea prezenta riscuri grave de sănătate și siguranță.
- Atacul terorist – luați în considerare riscurile pentru angajații dvs. și pentru operațiunile dvs. dacă există o amenintare teroristă, fie acolo unde își are sediul afacerea, fie în locurile în care călătoriți dvs. și angajații dvs. De asemenea, luați în considerare dacă un atac poate avea un efect pe termen lung asupra pieței sau a segmentului afacerii dvs.
- Crize care afectează furnizorii – cum gasiti surse de aprovizionare alternative?
- Crize care afectează clienții.
- Crize care afectează reputația afacerii dvs. – cum ați face față, de exemplu, în cazul unei retrageri de pe piata al unui produs?
Evaluează impactul posibil al riscurilor asupra afacerii tale
Trebuie să analizați probabilitatea și consecințele crizelor care v-ar putea afecta afacerea. Aceasta implică evaluarea probabilității apariției unei anumite crize și a frecvenței sale posibile precum si determinarea impactului său posibil asupra operațiunilor dvs.
Acest tip de analiză ar trebui să vă ajute să identificați ce funcții ale companiei sunt esențiale pentru operațiunile de zi cu zi. Este posibil să concluzionați că anumite roluri în cadrul afacerii – deși sunt necesare în circumstanțe normale – nu sunt absolut critice într-un scenariu de dezastru.
Probabilitatea apariției riscurilor
Poate ajuta la evaluarea probabilității apariției unei anumite crize, poate pe o scară numerică, la nivel ridicat, mediu sau scăzut.
Acest lucru vă va ajuta să decideți atitudinea afacerii dvs. față de fiecare risc. Puteți decide să nu faceți nimic în legătură cu o criză cu probabilitate redusă – deși amintiți-vă că ar putea fi dăunătoare pentru afacerea dvs. dacă s-ar întâmpla, de exemplu, un atac terorist.
Impactul potențial al unei crize
Pentru a determina impactul posibil al unei crize asupra afacerii dvs., poate fi util să vă gândiți la unele dintre cele mai grave scenarii posibile și la modul în care acestea ar dauna afacerii.
De exemplu, cum puteți accesa datele despre clienții și furnizorii dvs. dacă echipamentul informatic a fost furat sau deteriorat de o inundatie? De unde ar funcționa afacerea dacă sediile tale ar fi distruse de un incendiu?
Este esențial să privim riscurile si din perspectiva clienților. Luați în considerare modul în care acestia ar fi afectati de fiecare posibilă criză. S-ar putea ca aceștia să caute furnizori alternativi?
Luați în considerare dacă veți putea să vă respectați contractele dacă s-ar produce o anumită criză – și care ar fi consecințele dacă nu le puteți respecta.
Minimizați impactul potențial al crizelor
După ce ați identificat riscurile cheie cu care se confruntă afacerea dvs., trebuie să luați măsuri pentru a vă proteja funcțiile de continuitate.
Asigurarea tehnica a sediilor.
O bună infrastructura a instalatiilor electrice si de gaze ar putea ajuta la protejarea spațiilor împotriva incendiilor. Instalarea alarmelor împotriva incendiilor și a furturilor , de asemenea este foarte importanta.
Gândiți-vă ce ați face în caz de urgență dacă spațiul dvs. nu ar putea fi folosit. De exemplu, s-ar putea să sugerați un aranjament cu o altă afacere locală pentru a partaja spațiile temporar dacă o criză v-a afectat pe oricare dintre dvs.
Echipamente / utilaje.
Dacă utilizați echipamente vitale, poate doriți să le acoperiți cu planuri de mentenanta care să garanteze o interventie rapida in caz de urgente.
IT și comunicații
Instalarea software-ului anti-virus, copii de rezervă ale datelor și asigurarea mentenantei potrivite pot fi vitale pentru sistemele IT. De asemenea, s-ar putea să luați în considerare un contract cu o companie externa de IT pentru a face o copie de siguranță a datelor în afara site-ului pe un server securizat.
Tipărirea copiilor din baza de date a clienților dvs. poate fi un bun mod de a vă asigura că puteți contacta în continuare clienții în cazul în care sistemul informatic eșuează.
Angajatii.
Încercați să vă asigurați că nu depindeți doar de câțiva angajați pentru activitati cheie.
Luați în considerare dacă puteți obține o acoperire temporară de la o agenție de recrutare dacă o epidemie v-a lăsat fără mai mulți angajati cheie. Priviti foarte serios sănătatea și siguranța angajatilor pentru a reduce riscul de rănire sau inbolnavire al personalului.
Polite de asigurare
Asigurarea este o parte centrală a unei strategii eficiente de gestionare a riscurilor.
Planificați cum veți face față unei situații de urgență
Ar trebui să întocmiți un plan de continuitate a afacerii care să stabilească scriptic modul în care veți face față dacă apare o criză.
Planul ar trebui să detalieze principalele funcții de care aveți nevoie pentru a putea intervenii cât mai repede posibil și resursele de care aveți nevoie pentru a face situatiei de criza precum si rolurilef iecarui angajat în situații de urgență.
A profita la maximum de prima oră după ce a avut loc o urgență este esențial pentru a reduce impactul. Drept urmare, planul dvs. trebuie să explice in detaliu acțiunile imediate care trebuie intreprinse.
Luați în considerare dacă va trebui să acordați instrucțiuni specifice angajatilor care să le permită să își îndeplinească responsabilitățile în situații de urgență. Asigurați-vă că toți angajații sunt conștienți de ceea ce au de făcut.
Organizarea planului sub formă de liste de verificare poate fi o modalitate bună de a vă asigura că urmează pașii importanti.
Includeți datele de contact pentru persoanele pe care este probabil să le anunțați în caz de urgență, cum ar fi serviciile de urgență, asiguratorii, serviciile municipale, clienții, furnizorii, companiile de utilități și întreprinderile vecine.
Merită să includeți și detalii ale furnizorilor de servicii, precum suprafete vitrate, lăcătuși, instalatori, electricieni și specialiști IT. Includeți planuri de infrastructura ale locațiiilor dvs. pentru a ajuta serviciile de urgență.
Stabiliți cum veți face față posibilullui interes mediatic pentru un incident. Numiți un singur purtător de cuvânt al companiei pentru a gestiona întrebările și încercați să fiți pozitivi în orice declarații pe care le emiteți. Asigurați-vă că personalul, clienții și furnizorii sunt informați înainte de a face declaratii în mass-media.
În cele din urmă, asigurați-vă că aveti copii ale planul de continuitate a afacerii pentru tot personalul important.
Testează-ți planul de continuitate a afacerii
Odată ce planul dvs. este în vigoare, va trebui să testați cât de bine se aplica în caz de urgență.
Deși, prin natura lor, crizele sunt greu de simulat, puteți evalua planul dvs. în funcție de o serie de scenarii posibile prin exerciții.
Gândiți-vă la lucrurile care ar provoca cea mai mare perturbare și care sunt cel mai probabil să se întâmple cu afacerea dvs. Apoi, asigurați-vă că planul dvs. acoperă fiecare dintre riscuri. Puneți-vă următoarele întrebări cheie:
- Este stabilit rolul fiecărui angajat în cazul fiecărei urgențe?
- Ați stabilit măsurile corecte?
- Ordinea activitatilor este corectă, astfel încât acțiunile prioritare pentru minimizarea daunelor să aibă loc imediat după incident?
- Efectuati apeluri telefonice pentru a verifica dacă contactele cheie și numerele de telefon pe care le-ați marcat in plan sunt corecte.
- .Mențineți-vă planul actualizat
Dacă vă mutați în spații noi, de exemplu, vă puteți confrunta cu un set complet nou de riscuri. Va trebui să întocmiți planuri noi pentru serviciile de urgență și să modificați numerele de contact necesare.
In acelasi timp ar trebui să vă testați planul în mod regulat, chiar dacă afacerea dvs. nu a suferit modificări semnificative.
Securitate in Romania by VerifiES Security
Blogul nr 1 din industria de Securitate: Articole, noutati si tendinte din industria de Securitate, Solutii de Securitate, Locuri de munca din industria de Securitate, Resurse utile, topuri de Securitate, legislatie de Securitate, Club de Securitate, Promovare online pentru firme de securitate
VerifiES Security: Servicii pentru industria de securitate
VerifiES Efficiency– Eficienta in Securitate: Proiectare si Receptie sisteme de Securitate, Selectie, Evaluare si Audit furnizori de Securitate, Consultanta de securitate, Audit securitate, Solutii de securitate – optimizare buget de securitate, Externalizare management servicii de securitate, Analize, statistici de securitate, Instrumente utile pentru industria de securitate,
VerifiES Employees – Angajati in Securitate: Servicii de recrutare si training pentru industria de Securitate
VerifiES Evolution – Evolutie in Securitate: Servicii de consultanta in Securitate: dezvoltare companii de securitate, strategie, management, marketing, vanzari, consultanta financiara.