Bune practici in selectia furnizorilor.
Pe o piata dinamica si eterogena, cu o legislatie care de multe ori nu este respectata, alegerea furnizorului de servicii de paza si protectie devine un adevarat test pentru beneficiari.
Pentru multi aceasta actiune este un rau necesar, inca o obligatie legala nedorita si neinteleasa. Pentru altii reprezinta un element esential pentru asigurarea perfomantelor economico-financiare ale companiei.
Pentru asigurarea serviciilor de calitate ale unui furnizor de servicii de paza si protectie, este nevoie de stabilirea de la inceput a unor cerinte si etape:
- care este motivul pentru care avem nevoie de o firma de securitate: pentru o imagine mai buna, pentru ca ne obliga legea sau pentru imbunatatirea performantelor, prin reducerea pierderilor si a riscurilor de securitate?
- necesitatea este justificata in baza unei evaluari de risc sau unei analize proprii, ori la sfatul unui binevoitor sau a politistului de proximitate?
- dorim servicii de calitate cu avantaje economico-financiare pe termen lung sau costuri mici cu efecte imediate?
- dorim serviciile unei firme specializate, cu experienta si care respecta legislatia in vigoare, sau serviiciile unui furnizor ieftin, eventual cu un patron prieten si docil?
Modelul recomandat de VerifiES este cel bazat pe o strategie de viitor clara, in care securitatea este esentiala in atingerea scopurilor economice si patrimoniale ale beneficiarului.
Desigur ca luarea deciziei nu este proces simplu, dar cu putin efort transformam o masura administrativa obligatorie, intr-una necesara si eficienta, adaptata la nevoile si cerintele reale.
Mai intai, o firma de paza nu se contracteaza pentru a face evaluari de risc la securitatea fizica si nici pentru a completa Planul de paza solicitat de MAI. Acestea sunt responsabilitatea beneficiarului. Ca urmare:
- Intocmirea evaluarii de risc la securitatea fizica se realizeaza de catre o terta parte, conform legii, care nu are legatura cu firma de paza actuala sau viitoare.
- Intocmirea Planului de paza se face de catre managerul de securitate al beneficiarului, sau de catre responsabilul imputernicit pe zona de securitate.
Cele doua documente, respectiv Analiza de risc la securitate fizica si Planul de paza plus baza de date a evenimentelor de securitate din ultimii ani constituie elementele de baza ale procesului de intocmire a caietului de sarcini in vederea selectiei unui furnizor de servcii de paza si protectie.
Desigur ca pretul serviciilor este un element obligatoriu, dar nu neaparat o sperietoare. Prezentarea corecta atat a datelor de mai sus, cat si a necesitatii si a beneficiilor in urma implementarii corecte a sistemului de securitate, va crea o imagine de ansamblu clara pentru mangementul companiei beneficiare. Aceasta este cheia succesului in demersurile managerului de securitate pentru a asigura cele mai bune servicii pentru angajatorul sau, respectiv justificarea masurile de securitate implementate, nu prin prisma legii, ci prin necesitatii economice si de risc de securitate.
Este adevarat ca legislatia romana este complexa, intelegand ca politica impunerii legislatiei poate suplini lipsa de discernamant si analiza, precum si ca etapele profesionalizarii pietii de securitate pot fi ocolite, dar acesta solutie poate fi si un impediment major in atingerea scopurilor. Coroborat cu birocratia legislativa din Romania, doar enuntarea acestor obligatii legale creaza o reactie negativa. De aceea motivarea legala trebuie doar subliniata si nu la inceputul expunerii, ci undeva la final, doar ca sa intareasca motivarea economica si de protectie a patrimoniului societatii.
Legislatia romana in domeniul securitatii private, stufoasa si extrem de restrictiva, mai are o caracteristica: este aplicata partial sau nu este aplicata! Majoritatea societatilor comerciale din Romania prefera sa caute o firma de paza care sa le preia toate atributiile in domeniu: evaluari de risc, intocmire Planuri de Paza, Acte Aditionale, diferite proiecte tehnice si celelalte documente legale. Politia cunoaste situatia, dar datorita cauza globalitatii fenomenului controleaza cu dificultate situatia de fapt.
Ocolirea legislatiei poate fi, pana la urma, cel mai mare risc de securitate, anihiland din start justificarea realista a masurilor de securitate.
Selectia si alegerea furnizorului de servicii de securitate ar trebui facute printr-un proces obiectiv si competitiv – licitatia. Aceasta poate fi deschisa sau cu ofertanti selectionati.
Caietul de sarcini pentru licitatia serviciilor de securitate trebuie sa fie creatia beneficiarului si nu unul copiat sau facut de un tert, chiar mai rau de un furnizor de servicii de securitate. Acesta trebuie sa contina toate cerintele si viziunea beneficiarului, limitarile si constrangerile, modalitatile de masurare si evaluare a rezultatelor.
Licitatia deschisa este 100% conform economiei de piata, dar cu riscuri si eforturi uriase. Calitatea slaba a pietei de securitate, excesul de oferte si lipsa moralitatii, expun beneficiarul la un risc enorm.
Selectia ofertantilor implica eforturi si un nivel de cunoastere a pietei, dar reprezinta filtrul major.
Acest proces presupune:
- selectia firmelor de paza si protectie cu expertiza pe domeniul de activitate al Beneficiarului;
- verificarea situatiei financiare si a bonitatii firmelor de securitate;
- verificarea calitatii serviciilor prestate pentru alti clienti;
- verificarea prin consultanti de securitate, articole din presa, forumuri si alte site-uri specializate, precum si prin alti colaboratori sau relatii personale.
- verificarea managementului, organizarii si calitatii angajatilor firmelor de securitate;
- verificarea infrastructurii si logisticii ofertantilor;
Alocand suficient timp acestei selectii initiale, veti constata cat de putine firme de paza si protectie raman in final.
Selectia furnizorilor nu se incheie, insa, in momentul aprobarii listei finale de furnizori invitati la licitatie. Urmarirea cu atentie, pe timpul derularii procedurilor de ofertare, a interesului acestora, a modalitatii de abordare a licitatiei, a desfasurarii site-survey, precum si incadrarea in termenii caietului de sarcini, ne pot convinge sau nu de confirmarea asteptarilor.
De asemenea, un factor important este analiza documentelor de calificare pentru licitatie, precum:
- licenta valabila in „servicii de paza a obiectivelor, bunurilor, valorilor si consultanta”;
- certificatul de înregistrare fiscala;
- documente oficiale care sa confirme plata fara restante a contributiilor, taxelor si impozitelor catre bugetul stat, la zi;
- lista de clienti din domeniul de activitate al beneficiaruli;
- scrisori de recomandare din partea clientilor actuali;
- asigurare valabila pentru un minim calculat de beneficiar (anuala si per eveniment, pentru acoperirea daunelor posibile);
- infrastructura administrativa a ofertantului sa fie consistenta si functionala;
- echipa de management calificata si experimentata in domeniu;
- certificate de calitate ISO 9001:2000, ISO 14001: 2004, ISO 27001 si OHSAS 18001:2007;
- proceduri formalizate (SMC) privind realizarea evaluarii periodice a performantei angajatilor conform prevederilor Codului Muncii (inscrisuri), precum si privind documentarea si analiza evenimentelor;
- dovezi privind realizarea programului de pregatire continua.
Toate acestea de mai sus, precum si prezentarea structurii de cost a ofertei, pot face diferenta si permit o selectie finala a furnizorilor de servicii de paza si protectie. Se stie bine ca atat in privat, dar mai ales in domeniul public, partea financiara este primordiala, iar pretul cel mai mic face multe victime.
Exista o solutie si pentru acest impediment: nerespectarea cerintelor de calificare sa duca la eliminarea din licitatie a ofertelor dubioase. Astfel, in final, vor ramane doar firmele de calitate, iar castigatorul poate fi desemnat de oferta financiara.
Avand in vedere ca Managerul de Securitate este specialistul si opinia determinanta in alegerea unor servicii de securitate de calitate, factorii de decizie ai beneficiarului vor fi extrem de atenti la recomandarile acestuia. De aceea o prezentare de motive si un plan de actiune profesionist si bine elaborat, dar si corect expus, nu pot sa nu fie acceptate si aprobate!
Desi neglijate si cu o nedreapta minima recunoastere, masurile administrative, intre acestea si securitatea, sunt de fapt parte extrem de importanta a eforturilor economice pentru realizarea performantelor financiare ale oricarei firme!
VerifiES Selectie, Evaluare furnizori si servicii de Securitate
Contacteaza acum un consultant VerifiES
Securitate in Romania by VerifiES Security
Blogul nr 1 din industria de Securitate: Noutati si tendinte din industria de Securitate, Solutii de Securitate, Locuri de munca din industria de Securitate, Resurse utile, Topuri de Securitate
VerifiES Security – Eficienta in Securitate: Servicii Eficiente de Securitate la preturi corecte
Ajutam companiile in selectia si implementarea celor mai Eficiente Solutii de Securitate.
Consultanta de securitate: Design si proiectare solutii de securitate, Evaluare si selectie furnizori Securitate, Audit servicii si solutii de securitate, Optimizare bugete securitate, Evaluare eficienta si eficacitate programe de securitate, Politici si proceduri de securitate, Programe de loss prevention, Receptie si evaluare sisteme de securitate
Total Security Management: Proiectare sisteme Securitate si incendiu, Evaluare de risc la securitate fizica, Implementare solutii de Securitate, paza, sisteme de securitate, monitorizare alarme, Management de Securitate.
