Elemente cheie in servicii de calitate: Management de Proiect

Calitatea in Securitate este un proiect de constientizare a diferentierii prin calitate. Servicii de securitate achizitionate pe criterii de calitate si servicii de securitate vandute prin elemente de calitate. Astfel incepem un sir de articole prin care sa evidentiem cum putem obtine sau vinde servicii de calitate in Securitate.

Aplicand oricare din elementele evidentiate poti vinde mai usor serviciile tale daca esti furnizor de servicii de securitate sau poti achizitiona servicii de securitate mai eficiente.

Expresia „management de proiect” este o descriere simplă a unei activități complexe. Înainte de a putea lansa proiectul, trebuie aprobat de părțile interesate și prezentat echipei. Deci, ești un vânzător. Apoi trebuie să-l planificați, să-l programați, să-l bugetați, totul în limitele a ceea ce a fost aprobat. Apoi, trebuie să strângeți o echipă pentru a îndeplini acele sarcini, trebuie să le monitorizați progresul și să le raportați directorilor de proiect. În ciuda opiniilor și stilurilor de lucru diferite, managerii de proiect din toate industriile sunt uniți de principiile din spatele a ceea ce fac. Deși punctele mai specializate pot fi diferite, principiile de bază ale managementului de proiect rămân aceleași. Indiferent dacă vă aflați într-un loc de muncă nou sau vă confruntați cu provocări unice într-un rol familiar, citiți mai departe pentru a vă prezenta principiile cheie ale managementului de proiect și modul în care le puteți folosi ca si coloană vertebrală pentru a face ca fiecare zi – și fiecare proiect – să aibă mai mult succes si calitate.

12 Principii cheie de gestionare a proiectelor 

1. Principiul succesului

Chiar înainte de a gestiona un proiect, trebuie să vă angajați în succes în acest efort. Obiectivul dvs. ca manager de proiect este finalizarea cu succes a proiectului. Nu este vorba doar de menținerea proiectului în termen și în limita bugetului. Un proiect a venit la timp și cu bani bugetati, dar obiectivul nu a fost niciodată atins pe deplin. Acesta este eșecul proiectului.

2.Principiul managerului de proiect

Proiectele sunt setate să eșueze dacă nu sunt conduse de un manager de proiect. Managerul de proiect vine cu planul de a atinge obiectivele proiectului și gestionează echipa reunită pentru a finaliza acele sarcini. Dumneavoastră, în calitate de manager de proiect, sunteți responsabil pentru obținerea si organizarea sustinatorilor, echipei, comunicare, gestionarea riscurilor, bugetare, programare, întregul kit. Prin urmare, doriți să aveți un set de abilități care să includă cunoștințe tehnice, experiență managerială, abilități interpersonale și multe altele. Cel mai important lucru de reținut este să nu devii niciodată satisfăcut de rezultate, ci să doresti mereu mai mult.

3. Principiul angajamentului

Sunteți responsabil în proiect? Ar fi bine sa fii! Dar la fel trebuie să facă orice altă persoană implicată în proiect. Trebuie să aveți și sustinatorii și echipa la bord, altfel nu aveți un proiect viabil. Acest angajament este crucial înainte ca proiectul să fie planificat, dar executat singur. Prin angajament, înțelegem un acord privind obiectivele proiectului, domeniul de aplicare, calitatea și calendarul. Odată ce le ai, ești gata să lucrezi.

4. Principiul structurii

Acesta este primul lucru la care va trebui să vă gândiți atunci când gestionați un proiect. Structura se va baza practic pe trei piloni: obiectivul proiectului, resursele și timpul. Ce trebuie să cunoasteti foarte bine este motivul proiectului, care ar putea părea evident, dar această întrebare definește proiectul și duce la structura acestuia. Următorul pas este să înțelegeți cât timp va dura pentru a atinge acest obiectiv, așa că veți dori să aveți o cronologie care este împărțită în etape, marcând fazele majore ale proiectului. Intelegand structura, sarcinile care sunt secvențial dependente unele de altele pot fi legate pentru a evita întârzierea lucrului. Proiectul mai mare poate fi, de asemenea, împărțit în etape, astfel încât fazele majore ale proiectului sunt clar delimitate.

5. Principiul definiției

Aveți o structură, dar trebuie să treceți la faza de definiție pentru a înțelege pe deplin proiectul. Acesta este un principiu adesea lasat în detrimentul proiectului. Cu toate acestea, este mai ușor de spus decât de făcut, cu multe voci care oferă păreri diferite despre ceea ce este proiectul. Sarcina dvs. de manager de proiect este de a clarifica despre ce este proiectul si ceea ce poate fi problematic atunci când există multe părți interesate. Definirea proiectului nu este un eveniment care se intampla o singura data, ci ceva care trebuie revizuit pe tot parcursul proiectului. Trebuie să vă asigurați că toată lumea, în special echipa dvs., are o definiție clară în minte, astfel încât să poată lucra productiv.

6. Principiul transparenței

Prin transparență, înțelegem că trebuie să raportați sustinatorilor și părților interesate cu privire la progresul proiectului. Nu le poți ascunde nimic sau cel puțin o faci pe riscul tău, pentru că inevitabil va adevarul iese la suprafata. Desigur, sustinatorii și părțile interesate nu au nevoie să cunoasca toate detaliile despre proiect. Vor să vadă acțiunile generale privind progresul, bugetul și calendarul. Pastrati detaliile pentru echipa dvs. Da, trebuie să fii transparent cu echipa ta. De asemenea, este nevoie de rapoarte, dar doriți ca aceste rapoarte să fie personalizabile pentru a crea  rapoarte eficiente care să atingă publicul țintă căruia îi sunt destinate. Când vine vorba de transparență, trebuie sa folositi toate instrumentele necesare pentru a face din acest principiu o realitate. Tabloul de bord în timp real este o fereastră către proiect, care este în permanență actualizată atunci când membrii echipei își depun rapoartele de stare. Tabloului de bord elimină automat multitudinea de cifre și le afișează în grafice și diagrame ușor de citit, care pot fi apoi partajate sau tipărite pentru raportare și întâlniri.

7. Principiul comunicării

Deși raportarea către diferiții participanți la proiect este esențială, trebuie să existe un canal principal de comunicare între dvs. și sustinatorul proiectului. Aceasta este singura modalitate de a vă asigura că deciziile de proiect sunt implementate corespunzător. Fără a avea un mod singular de a disemina ceea ce vrea sponsorul către managerul de proiect, nu puteti fi eficient  în administrarea proiectului. Chiar dacă există mai mulți sponsori, aceștia trebuie să vorbească cu o singură voce sau risca să trimită proiectul în haos. Aveți responsabilitatea de a stabili această linie de comunicare, găsind persoana potrivită, cu abilitățile, experiența, autoritatea și angajamentul potrivite în echipa executivă pentru a facilita această sarcină importantă.

8. Principiul progresului

Pentru a progresa, un proiect trebuie să aibă roluri, politici și proceduri bine definite. Asta înseamnă că toată lumea trebuie să știe de ce este responsabil și catre cine raporteaza. Este nevoie de o delegare de autoritate pentru ca orice proiect să funcționeze. Înseamnă, de asemenea, că trebuie să vă fi gândit cum veți gestiona domeniul de lucru , cum sa mențineți calitatea proiectului, cum sa definiți calendarul și costul acestuia, etc. Fără a fi planificate aceste lucruri la început, puneți proiect în pericol.

9. Principiul ciclului de viață

Ciclul de viață al unui proiect este reprezentatde fazele sale, de la planificare până la inițiere, de la monitorizare pana la închidere. Fiecare fază a proiectului depinde de planificarea și apoi de realizarea acestuia. Reperele determină începutul și sfârșitul acestor cicluri de viață ale proiectului. Puteți să vă gândiți la aceștia ca la indicatoare pentru a ajunge la destinația proiectului.

10. Principiul culturii

Pentru ca un proiect să funcționeze, trebuie să aveți o cultură care să susțină nevoile tuturor celor implicați. S-ar putea să para complicat, dar nu doriți ca nimic să perturbe productivitatea efectivă a echipei dvs. Un mediu de lucru de susținere înseamnă o echipă de proiect care va funcționa mai bine. În calitate de manager de proiect, trebuie să înțelegeți această dinamică și să o susțineți la toate nivelurile. Stilul este esențial în acest caz, deci asigurați-vă că stilul de management este potrivit proiectului.

11. Principiul riscului

Riscul face parte din viață și cu siguranță, face parte din orice proiect. Ceea ce trebuie să faceți este, înainte ca proiectul să înceapă, să vă dați seama care sunt riscurile potențiale inerente lucrării viitoare. Identificarea acestora nu este o știință exactă, desigur, dar puteți utiliza date și cunoștințe din istoricul dvs., al echipei și sponsorilor dvs., pentru a descoperi unde se află riscul. Utilizarea unui șablon de înregistrare a riscurilor vă ajută să captați toate aceste informații. Nu este suficient să știți doar că riscul ar putea crește în acest moment sau în acel moment al unui proiect, ar trebui, de asemenea, să puneți în aplicare un plan în care să rezolvați problema înainte ca aceasta să devină o problemă. Asta înseamnă să oferiți fiecărui risc un membru al echipei specific, care este responsabil să vegheze asupra acestuia, să îl identifice și să lucreze la soluționarea acestuia. Bineînțeles, nu veți prevedea fiecare risc, sperăm că cel puțin le-ați identificat pe cele mari. De aceea trebuie să fii atent la orice nereguli. Pregătește-ți echipa să fie ochii și urechile tale pe frontul proiectului. Cu cât identificați mai repede un risc, fie că este de așteptat sau nu, cu atât îl puteți rezolva mai repede și menține proiectul pe drum.

12. Principiul responsabilității

Pe măsură ce progresați in proiect, veți avea nevoie de o valoare pentru a măsura succesul. Acesta este modul în care vă puteți responsabiliza echipa și pe dvs. Prin urmare, doriți să aveți modalități de a măsura diferitele aspecte ale proiectului dvs. și de a determina dacă cifrele reale raportate sunt în concordanță cu cele planificate. Marele castig legat de responsabilitatea într-un proiect este că vă oferă mijloacele de a identifica acei membri ai echipei care sunt performanți de top. Ei pot fi apoi recompensati. Tuturor le place recunoașterea lucrului bine facut. În acelasi timp ce celor mediocri li se poate oferi instruirea sau direcția de care au nevoie pentru a deveni mai eficienți în performanța lor. Managementul proiectului poate avea mai multe principii. Lista ar putea fi chiar nesfârșită, dar cele prezentate vă pot oferii o reteta către succes.

Vrei sa impartasesti din bunele practici?

Vrei sa afli despre bune practici?

Vrei sa fi un sustinator al campaniei?

Scrie un mail: securitate@verifies.ro

---

Securitate in Romania by VerifiES Security

Blogul nr 1 din industria de Securitate: Articole, noutati si tendinte din industria de Securitate, Solutii de Securitate, Locuri de munca din industria de Securitate, Resurse utile, topuri de Securitate,  legislatie de Securitate, Club de Securitate, Promovare online pentru firme de securitate