Bune practici in selectia furnizorilor.
Pe o piata dinamica si eterogena, asfixiata de prevederi legale care nu se respecta, alegerea furnizorului de securitate este un adevarat test pentru beneficiari.
Pentru multi aceasta actiune este un rau necesar, inca o obligatie legala nedorita si neinteleasa. Pentru altii un element esential pentru asigurarea perfomantelor economico-financiare ale societatii, sau chiar supravietuirea ei intr-o competitie comerciala, acerb disputata.
Pentru asigurarea serviciilor de calitate, ale unui furnizor de securitate, trebuie sa ne stabilim de la inceput cerintele si etapele, astfel:
- Care este motivul pentru care avem nevoie de o firma de securitate: un moft, pentru ca ne obliga legea sau pentru imbunatatirea performantelor, prin reducerea pierderilor si a pericolelor de securitate?
- Nevoia este justificata in baza unei evaluari de risc sau unei analize proprii, ori la sfatul unui binevoitor sau a politistului de cartier?
- Dorim servicii de calitate cu avantaje economico-financiare pe termen lung sau costuri mici pe loc?
- Dorim serviciile unei firme specializate, cu experienta si care respecta legislatia in vigoare, sau serviiciile unui butic local, eventual cu patron prieten si docil?
Modelul pe care eu il recomand este cel bazat pe o strategie de viitor clara, in care securitatea este esentiala in atingerea scopurilor economice si patrimoniale ale beneficiarului.
Desigur ca luarea deciziei nu este proces usor, dar cu putin efort transformam o masura administrativa obligatorie, intr-una necesara si eficienta, adaptata la nevoile si cerintele noastre.
Mai intai, o firma de paza nu se contracteaza pentru a face evaluari de risc la securitatea fizica si nici pentru a completa Planul de paza solicitat de MAI. Acestea sunt responsabilitatea beneficiarului, astfel:
- Intocmirea evaluarii de risc la securitatea fizica de catre o terta parte, care nu are legatura cu firma de paza actuala sau viitoare.
- Intocmirea Planului de paza de catre managerul de securitate al beneficiarului, sau de catre responsabilului cu securitatea.
Cele doua documente plus baza de date a evenimentelor de securitate din ultimii ani constituie elementele de baza ale procesului de intocmire a caietului de sarcini.
Desigur ca pretul este un element obligatoriu, dar nu o sperietoare. Prezentarea corecta atat a datelor de mai sus, cat si a necesitatii si a beneficiilor in urma implementarii corecte a sistemului de securitate, va crea o imagine de ansamblu clara Top Mangementului. Aceasta este cheia succesului in demersurile managerului de securitate de a asigura cele mai bune servicii beneficiarului si angajatorului sau, respectiv sa justifice masurile de securitate implementate nu prin prisma legii, ci prin cea a necesitatii economice.
Este adevarat ca legislatia romana este mai catolica decat Papa, intelegand ca politica impunerii poate suplini lipsa de discernamant si analiza, precum si ca etapele profesionalizarii pietii de securitate pot fi arse, dar acesta solutie poate fi si un impediment major in atingerea scopurilor. Coroborat cu birocratia legislativa exagerata din Romania, doar enuntarea acestor obligatii legale creaza o reactie adversa. De aceea motivarea legala trebuie doar subliniata si nu la inceputul expunerii, ci undeva la final, doar ca sa intareasca motivarea economica si de protectie a patrimoniului societatii.
Legislatia romana in domeniu, desi stufoasa si extrem de restrictiva, mai are un mare dezavantaj: nu este aplicata! Majoritatea societatilor comerciale din Romania prefera sa caute o firma de paza care sa le preia toate atributiile in domeniu: evaluari de risc, intocmire Planuri de Paza, Acte Aditionale, diferite proiecte tehnice si celelalte documente legale. Politia cunoaste situatia, dar din comoditate sau din cauza globalitatii fenomenului nu aplica legea.
„Scurtatura” gasita este in realitate cel mai mare pericol de securitate, anihiland din start justificarea realista a acestui demers.
In opinia mea, orice demers in alegerea furnizorului de servicii de securitate trebuie facut printr-un proces obiectiv si competitiv – licitatia. Aceasta poate fi deschisa sau cu ofertanti selectionati.
Caietul de sarcini pentru licitatia serviciilor de securitate trebuie sa fie produsul beneficiarului si nu unul copiat sau facut de un tert, chiar mai rau de un furnizor de servicii de securitate. Acesta trebuie sa contina toate cerintele si viziunea beneficiarului, limitarile si constrangerile, modalitatile de masurare si evaluare a rezultatelor.
Licitatia deschisa este 100% conform economiei de piata, dar cu riscuri si eforturi uriase. Calitatea slaba a pietei de securitate, excesul de oferte si lipsa moralitatii, expun beneficiarul la un risc enorm.
Selectia ofertantilor implica eforturi si un nivel de cunoastere a pietei, dar reprezinta filtrul major. Acest proces presupune:
- Alegerea firmelor cu expertiza pe domeniul activitate al Beneficiarului;
- Verificarea situatiei financiare si a bonitatii firmelor;
- Verificarea calitatii serviciilor la clientii acestora;
- Consultarea evaluarilor in presa, forumuri si site-uri specializate, precum si a eventualilor colaboratori sau prieteni.
- Verificarea managementului, organizarii si calitatii angajatilor firmelor de securitate;
- Verificarea infrastructurii si logisticii ofertantilor;
Alocand suficient timp acestei selectii initiale, veti descoperi cat de putine firme raman in final. Oricum DNA, DIICOT si ANAF va vor acorda un sprijin nesperat!
Selectia furnizorilor nu se incheie, insa, in momentul aprobarii listei finale de furnizori invitati la licitatie. Urmarirea cu atentie, pe timpul derularii procedurilor de ofertare, a interesului acestora, a modalitatii de abordare a licitatiei, a desfasurarii site-survey, precum si incadrarea in termenii caietului de sarcini, ne pot convinge sau nu de confirmarea asteptarilor.
De asemenea, un factor important este analiza documentelor de calificare pentru licitatie, precum:
- Licenta valabila in „servicii de paza a obiectivelor, bunurilor, valorilor si consultanta;
- Certificatul de înregistrare fiscala;
- Documente oficiale care sa confirme plata fara restante a contributiilor, taxelor si impozitelor catre bugetul stat, la zi;
- Lista cu clienti din acelasi domeniu de activitate cu beneficiarul;
- Scrisori de recomandare din partea clientilor actuali;
- Asigurare valabila pentru un minim calculat de beneficiar (anuala si per eveniment, pentru acoperirea daunelor posibile);
- Infrastructura administrativa a ofertantului sa fie consistenta si functionala;
- Echipa de management calificata si experimentata in domeniu;
- Certificate de calitate ISO 9001:2000, ISO 14001: 2004, ISO 27001 si OHSAS 18001:2007;
- Proceduri formalizate (SMC) privind realizarea evaluarii periodice a performantei angajatilor conform prevederilor Codului Muncii (inscrisuri), precum si privind inregistrarea si analiza evenimentelor;
- Dovezi privind realizarea programului de pregatire continua, si altele.
Toate acestea de mai sus, precum si prezentarea structurii de cost a ofertei, pot face diferenta si permit o selectie finala a furnizorilor. Se stie bine ca atat in privat, dar mai ales in domeniul de stat, partea financiara este primordiala, iar pretul cel mai mic face multe victime inca.
Exista o solutie si pentru acest impediment: nerespectarea cerintelor de calificare sa duca la eliminarea din licitatie a ofertelor dubioase. Astfel, in final, vor ramane doar firmele de calitate, iar castigatorul poate fi dat de oferta financiara.
Avand in vedere ca Managerul de Securitate este specialistul si opinia determinanta in alegerea unor servicii de securitate de calitate, factorii de decizie ai beneficiarului vor fi extrem de atenti la recomandarile acestuia. De aceea o prezentare de motive si un plan de actiune profesionist si bine elaborat, dar si corect expus, nu pot sa nu fie acceptate si aprobate!
Desi neglijate si cu o nedreapta minima recunoastere, masurile administrative, intre acestea si securitatea, sunt de fapt parte extrem de importanta a eforturilor economice pentru realizarea performantelor financiare ale oricarei firme!
Alexandru Costachi, Consultant de Securitate
Securitate in Romania by VerifiES Security
Blogul nr 1 din industria de Securitate: Articole, noutati si tendinte din industria de Securitate, Solutii de Securitate, Locuri de munca din industria de Securitate, Resurse utile, topuri de Securitate, legislatie de Securitate, Club de Securitate, Promovare online pentru firme de securitate
VerifiES Security: Servicii pentru industria de securitate
VerifiES Efficiency– Eficienta in Securitate: Consultanta de securitate, Audit securitate, Selectie, Evaluare si Audit furnizori de securitate, Solutii de securitate – optimizare buget de securitate, Externalizare management servicii de securitate, Analize, statistici de securitate, Instrumente utile pentru industria de securitate, Proiectare si Receptie sisteme de Securitate
VerifiES Employees – Angajati in Securitate: Servicii de recrutare si training pentru industria de Securitate
VerifiES Evolution – Evolutie in Securitate: Servicii de consultanta dedicatefirmelor de Securitate: strategie, management, marketing, vanzari, consultant financiara.
