Managementul riscului companiei
Definirea și introducerea îmbunătățirilor funcționale de securitate într-o companie de 90 de ani cu operațiuni la nivel mondial și o cultură organizațională bine stabilită reprezintă, cel mai bine, o sarcină dificilă.
Aceasta a fost realitatea care sa prezentat când am fost angajată ca director de securitate la nivel global pentru Land O’Lakes, Inc. în 2012 și am dat un mandat clar de a proiecta și implementa un program de securitate la nivel global de la zero.
În ultimii ani, afacerea trecuse de la o societate holding la o întreprindere operațională. În trecut, fiecare entitate operațională a fost responsabilă pentru propria sa securitate. Dar, în cadrul noului model, securitatea ar deveni o funcție centralizată de sprijin – împreună cu alte funcții ale sediului central care ar deveni standardizate în întreaga întreprindere.
Această nouă abordare ar face Land O’Lakes mai bine pregătită să se protejeze pe sine și pe angajații săi și să reacționeze adaptabil la mediul dinamic al unei organizații din secolul 21. Deoarece riscurile de securitate devin din ce în ce mai complexe, amenințările precum terorismul, criminalitatea și atacurile cibernetice sunt asimetrice și în rețea, făcându-le mai dificil de gestionat.
Am considerat-o oportunitate de a ajunge într-o companie Fortune 500 cu o artă curată pentru a stabili o funcție de securitate corporativă – fără a moșteni politicile datate sau pentru a depăși viziunea stabilită de predecesorul său.
Fondată în 1921 de 320 de fermieri de lapte din St. Paul, Minnesota, Minnesota Cooperative Creameries ar deveni în cele din urmă ceea ce este cunoscut astăzi ca Land O’Lakes, Inc.
Din 1981, Land O’Lakes, Inc. a sprijinit Land O’Lakes International Development, o organizație nonprofit 501 (c) (3) care a condus aproape 300 de programe în aproape 80 de țări care ajută comunitățile din întreaga lume să construiască economii prin consolidarea agriculturii de la fermă la furculiță. Aceste inițiative sunt concepute pentru a îmbunătăți productivitatea agricolă și securitatea alimentară a fermierilor, creând totodată sisteme stabile de piață.
Land O’Lakes are aproximativ 10.000 de angajați și are afaceri în mai mult de 50 de țări și în fiecare stat american. Organizația are 3,963 de membri, inclusiv 1 959 de producători de lactate, și a avut vânzări nete în valoare de 14 miliarde de dolari.
În 2012, Land O’Lakes căuta să angajeze un lider de securitate. Am înțeles compania că este o întreprindere agricolă care în câțiva ani a crescut de la 7 miliarde dolari la 15 miliarde dolari în vânzări. Cu această creștere au existat achiziții, fuziuni și asociații în participațiune – atât interne, cât și internaționale.
Cu o creștere a activității la nivel mondial, o forță de muncă internațională rapidă și un portofoliu diversificat de dezvoltare internațională în locații cu amenințări mai înalte, cum ar fi Yemen, Liban și Egipt, conducerea companiei a fost conștientă de riscuri.
În timpul procesului de interviu, am descoperit repede că liderii de la nivel înalt ai întreprinderii au înțeles cu adevărat nevoia unui nou set de competențe care să îi ajute să gestioneze amenințările de zi cu zi pe care nu au fost pregătiți să le facă față. Conducerea a fost receptivă pentru a permite ajustarea a ceea ce ar însemna funcția poziției și ce nu ar fi.
Înainte de a-mi accepta poziția, am reușit să negociez o rescriere a descrierii poziției unui manager de securitate cu cea a unui director global de securitate pentru a îmbrățișa următoarele responsabilități: securitate fizică, investigații, managementul riscului internațional, managementul riscului de călătorie, legătura cu legea punerea în aplicare și Departamentul de Stat al SUA, precum și alte funcții auxiliare, precum securitatea evenimentelor și protecția executivă.
Noul meu loc de muncă ar fi să creez un program de securitate care să fie standardizat în întreaga întreprindere de la sediul central din întreaga lume. Aceasta ar implica construirea unui program care să facă compania mai bine pregătită pentru a se proteja pe sine și pe angajații săi.
PRIMUL PAS
Când am raportat pentru datorie în februarie 2012, mi sa dat o direcție simplă: învățați afacerea și întâlniți liderii. Asa am facut. Am început să fac cercetări despre Land O’Lakes și am vorbit cu un manager senior de vânzări, care mi-a dat o perspectivă privilegiată asupra a ceea ce este să lucrez pentru una dintre cele mai recunoscute companii de marcă din America.
Am descoperit că, în plus față de produsele lactate, Land O’Lakes este un actor major în agricultură, în primul rând prin departamentele sale Purina Animal Nutrition și WinField United – atât pe plan intern, cât și pe plan internațional. Cu toate acestea, cele mai riscante angajamente pentru companie au fost în cadrul grupului său pentru dezvoltare internațională.
Land O’Lakes International Development a aplicat o abordare integrată a dezvoltării economice internaționale, cu finanțare din partea USAID, a Departamentului Agriculturii din SUA și a Fundației Bill și Melinda Gates.
Angajații asociați cu acest segment nonprofit folosesc experiența practică și cunoștințele aprofundate pentru a facilita soluțiile de afaceri orientate spre piață, care generează o creștere economică, îmbunătățesc sănătatea și nutriția și atenuează sărăcia. Ei trăiesc și operează în unele dintre cele mai periculoase locuri din lume – ceea ce înseamnă că securitatea se află în prim plan.
În timpul fazei mele de învățare, am identificat rapid mulți dintre principalii mei parteneri de afaceri din cadrul companiei. Cele mai importante au fost resursele umane, departamentul juridic, auditorii interni, echipa de management al riscului și grupul imobiliar și facilități. Încă de la început, mi-am dat seama că funcția de securitate nu a reușit fără sprijin din partea acelorași lideri cheie.
Am cunoscut multi parteneri și m-am asigurat că au înțeles ce ar face funcția de securitate și cum intenționam să integrez securitatea în operațiunile lor de zi cu zi. De exemplu, a fost esențial să se întâlnească cu alți lideri pentru a revizui practicile existente cu privire la modul în care sunt închiriate sau construite facilitățile, apoi să se coopereze pentru a remodela sau optimiza aceste proceduri pentru a include securitatea în procesul de planificare internă. Stabilirea respectului reciproc timpuriu și cunoașterea modului în care fiecare funcție adaugă valoare a fost un pas important.
De asemenea, am călătorit pentru a vă întâlni cu cât mai mulți lideri ai companiei, de la liderii de schimbare a plantelor până la manageri de plante până la membrii grupului C.
Acest proces a inclus mai multe întâlniri cu directorul executiv, membrii consiliului de administrație și președintele consiliului. Am pus întrebări detaliate despre ceea ce fiecare dintre ele a considerat important din punct de vedere al securității și, de asemenea, am avut ocazia să-mi prezint viziunea pentru viitorul funcției de securitate de la Land O’Lakes.
Cunoscând că comunicarea mea trebuie să fie directă, simplă și memorabilă, am dezvoltat un discurs ascensor pentru aceste interacțiuni. Am dat o introducere rapida a mea – ceea ce fac, unde raportez in Land O’Lakes – si am folosit linia de etichetare: „Protectia activelor este egala cu linia de baza a bilantului”. Apoi am urmat urmatorul pas: „Ne putem intalni timp de 30 de minute, ca să pot afla mai multe despre tine și echipa ta?
Această abordare a avut, în general, succes. Și unul dintre primii mei parteneri indispensabili a fost directorul auditului intern. În primul an, prin efortul de investigație colaborativă, am descoperit slăbiciunile de control intern care ne-au permis să implementăm noi controale și îmbunătățiri ale proceselor pentru a preveni frauda viitoare.
De exemplu, am încrucișat baza de date a angajaților companiei față de conturile plătibile, ceea ce a arătat că angajații primesc plăți ilicite la adresele lor de domiciliu.
Am luat apoi măsuri pentru a aborda această fraudă care a profitat de controalele noastre interne slabe. Dacă este cazul, am avut angajați necinstiți urmăriți penal și am recuperat fonduri furate prin restituire.
Acest incident ma învățat că dacă nu cunosc liderii de afaceri din cadrul lanțului de aprovizionare și al lanțului de aprovizionare, nu voi învăța afacerea. Și dacă nu cunosc afacerea, nu pot să sper să previi efectiv pierderile.
PLANIFICARE STRATEGICA
Pe lângă învățarea afacerii și a culturii predominante, alta mea sarcină inițială a fost aceea de a dezvolta și de a comunica un plan strategic eficient care ar putea fi acceptat de liderii cheie. Primele priorități au fost identificarea obiectivelor clare ale noii funcții globale de securitate, asigurarea alinierii la diverse obiective corporative mai largi și executarea planului de atingere a acestor obiective.
Planul strategic a devenit ghidul final pentru luarea deciziilor în cadrul echipei. A ajutat cu mai multe decizii, ma condus în implementarea viziunii mele și a influențat așteptările conducerii superioare.
Pentru a crea planul strategic am început să stabilesc repere interne în mai multe domenii. Am identificat inițiative cheie (politici, procese și oameni); costurile și termenele pentru aceste inițiative; o matrice de aliniere cu alte domenii funcționale (puncte de contact cu audit intern, comunicații, resurse umane, imobiliare și facilități, departamentul juridic și respectarea reglementărilor); și identificarea priorităților interne față de cele internaționale, derivate din discuțiile cu liderii C-suite.
Folosind aceste considerente, am reușit să colaborez cu alte părți interesate pentru a direcționa eforturile și resursele spre provocările inițiale de operare cu funcția de securitate necesară pentru a le aborda. Printre acestea se numără imposibilitatea de a determina cheltuielile totale de securitate în cadrul companiei; lipsa unor standarde uniforme de tehnologie pentru controlul și monitorizarea accesului; operațiuni de pază descentralizate; lipsa de înțelegere a securității; absența raportarea centralizată a incidentelor legate de securitate; lipsa de cunoaștere a persoanelor care călătoresc la nivel global; o lipsă de competență profesională pentru incidente de fraudă, furt și violență la locul de muncă; și nici o jurisdicție definită sau strategie pentru prevenirea sau reacționarea la preocupările legate de violența la locul de muncă.
Cu energia mea concentrată asupra oamenilor, a procesului și a relațiilor, am evaluat ceea ce ar putea fi adaptat, îmbunătățit, fixat sau pus în alt mod în acțiune rapid și la un cost redus sau fără costuri.
Contractant. De exemplu, eficientizarea contractării de pază prin centralizarea procesului de luare a deciziilor a reprezentat o îmbunătățire necesară. Anterior, fiecare locație a contractat pentru polițiștii de securitate și alte servicii conexe, în mod autonom, cu furnizori disparați cu grade diferite de succes. Acordurile locale nu au fost examinate în mod corespunzător de către profesioniștii din domeniul securității, ceea ce a împiedicat capacitatea companiei de a implementa standarde operaționale, de a-și asuma răspunderea furnizorilor de servicii și de a asigura un nivel corespunzător de supraveghere.
Conform noii politici, unitățile și fabricile de afaceri nu mai aveau permisiunea de a contracta servicii de securitate. Toate contractele vor fi făcute prin Departamentul de Securitate Globală, care va deține relația cu vânzătorul pentru a menține controlul operațional.
Această schimbare în procesul de gestionare a necesitat consultări cu părțile interesate din cadrul Land O’Lakes pentru a revizui și a modifica politicile predominante. Apoi, compania sa mutat la punerea în aplicare cu un singur contract la nivel național unui furnizor de securitate verificat care ar fi administrat la nivel local.
Standarde. Am folosit un proces similar pentru a stabili standarde de securitate uniforme pentru întreprindere.
Practica trecutului a avut sisteme de moștenire numeroase care nu puteau fi interconectate. Pentru a le înlocui, am selectat o singură platformă tehnologică de securitate pentru toate noile sisteme de control al accesului și video.
În consecință, în 2016, compania a aprobat finanțarea pentru construirea unui centru de operațiuni globale de securitate (GSOC), care a devenit pe deplin funcțional în vara anului 2018. Acesta funcționează 24 de ore din 24, cu două angajați contractuali în orice moment. Nivelurile viitoare de personal se vor extinde pe măsura creșterii terenurilor O’Lakes.
Pe lângă monitorizarea live a sistemului nostru de control al accesului la întreprindere, operatorii GSOC pot accesa fluxurile video de securitate în orice loc prin apelarea unei adrese IP respective pentru orice cameră din orice locație a companiei. Această mișcare către un sistem tehnologic complet integrat de securitate va sprijini operațiunile Land O’Lakes pe tot globul.
Investigații. Funcția de investigare a fost o altă zonă în care Departamentul Securității Globale a reușit să adauge valoare, încă de la început, rezolvând cazuri complexe care uneori au dus la urmărirea penală.
De exemplu, prin colaborarea cu echipa de audit intern, am reușit să detectăm o lipsă inexplicabilă a stocurilor. Ancheta ulterioară a descoperit o conspirație sofisticată din partea mai multor angajați pentru a distrage hrana pentru animale Purina premium. Angajații au fost concediați, iar informația a fost predată autorităților locale, care au urmărit-o pe hoți. Au fost condamnați și condamnați la șase ani de închisoare.
De asemenea, am adăugat la funcția de investigare prin dezvoltarea unei baze de date interne de investigații utilizate pentru a urmări toate pierderile și investigațiile. Baza de date este păstrată pe o unitate partajată, unde poate fi accesată de membrii echipei de securitate pentru a traversa cu ușurință cazuri de referință anterioare care se vor întoarce în 2012.
Călătorie. O altă acțiune rapidă a fost adoptarea rapidă a unui sistem bazat pe riscuri care să țină cont în mod centralizat pe călătorii internaționali și pe angajații expatriați care călătoresc sau locuiesc în locații din întreaga lume. Pentru a începe procesul, am revizuit practicile din trecut și le-am comparat cu tehnologiile noi și concurente pentru a ne îmbunătăți în mod deliberat capabilitățile de a urmări călătorii noștri interni și internaționali.
Pe baza acestei analize, am comunicat că funcția de securitate ar putea promova procesele existente pentru a proteja angajații de riscurile legate de călătorii prin comunicarea și interacțiunea cu colegii din alte departamente, cum ar fi legile, călătoriile, comunicațiile, gestionarea riscurilor și altele.
De exemplu, am utilizat datele din registrul cu numele pasagerilor (PNR), o bază de date a sistemelor de rezervare pentru computere, care conține informații personale pentru pasageri și itinerarii de călătorie. Land O’Lakes plătea deja pentru aceasta, dar nu și-a exploatat potențialul.
Am selectat, de asemenea, o nouă obligație de furnizor de îngrijire pentru a ne ajuta să implementăm schimbări și a solicitat agentului nostru de voiaj să înceapă transmiterea datelor cu caracter personal către datoria vânzătorului de servicii de asistență medicală.
Drept urmare, avem un mijloc agil și receptiv pentru a urmări și a răspunde activ tuturor călătorilor noștri. Și, atunci când este necesar, putem răspunde rapid angajaților care se găsesc în pericol sau au nevoie de asistență medicală, personală sau de urgență.
În iulie 2013, de exemplu, după stabilirea noilor protocoale, atacatorii au atacat Westgate Mall din Nairobi, Kenya. Sediul african al Landului O’Lakes se află în apropierea mall-ului. Folosind noul sistem, am reușit să explicăm întregul personal afectat și să gestionăm orice impact care a rezultat asupra operațiunilor noastre din Africa.
Mai recent, în ianuarie 2017, în timpul unui incendiu activ la aeroportul Fort Lauderdale, 56 de angajați Land O’Lakes erau în sau în jurul aeroportului. Ei călătoreau acasă după un eveniment de marketing al unei companii din ziua precedentă, când fotografii au ieșit într-un terminal de bagaje.
Imediat, am intrat în modul de criză și am fost capabili să contabilizăm rapid toți angajații și să actualizăm conducerea pentru ca toată lumea să fie în siguranță. Cu toate acestea, a fost nevoie de mai mult timp decât doriți să găsiți numere de telefon de contact pentru toți angajații care călătoresc.
După ambele incidente, am revizuit protocoalele noastre de răspuns și am făcut ajustări adecvate proceselor noastre interne.
O schimbare făcută după fotografierea Fort Lauderdale era aceea de a cere angajaților să furnizeze un număr de telefon mobil atunci când li se eliberează un bilet de avion pentru călătorie. Acest lucru este posibil pentru ca angajații să poată fi contactați – în caz de urgență – în timp ce călătoresc. Am stabilit, de asemenea, un număr informațional de 1-800 pentru angajații care trebuie să primească apel în timpul unei situații de urgență.
OBȚINEREA DE FEEDBACK
Pe parcursul procesului de creare a unui departament de securitate globală, am primit feedback valoros. Cel mai important feedback, totuși, a venit în timpul ciclului de planificare bugetară sub forma autorității de a angaja personalul de securitate ca angajați cu normă întreagă.
Prin această măsură, funcția de securitate de la Land O’Lakes este în mod evident ascendentă, deoarece bugetul de securitate a evoluat în fiecare an de când a intrat în vigoare în 2012, cu adăugarea a trei profesioniști de securitate cu normă întreagă asupra personalului și a perspectivelor angaja mai mult. Când resursele limitate sunt alocate, securitatea are un loc la masă, alături de alte funcții de afaceri. Acest tip de feedback demonstrează că funcția adaugă valoare companiei.
Intenția mea de la început a fost să folosesc o abordare „pași pentru copii” în timp ce construiesc un program de securitate bine integrat. Acest lucru a fost cel mai bine realizat depinzând de credibilitatea mea personală, în timp ce amintesc mereu că securitatea trebuie să aibă sprijinul conducerii la toate nivelurile afacerii.
Nu este suficient să înțelegem aspectele tehnice ale securității; De asemenea, trebuie să fiu bine pregătit în aspectele de afaceri ale unei companii globale și să apreciez faptul că securitatea, ca și alte funcții de afaceri, contribuie la concluzia.
La Land O’Lakes, există acum o apreciere mai mare a interdependenței dintre apetitul de risc al companiei și modul în care aceasta își desfășoară activitatea. Este recunoscut faptul că o strategie defectuoasă ne poate submina capacitatea de a funcționa și, în unele cazuri, poate genera riscuri care altfel nu ar fi prezente.
Ca rezultat, securitatea are un profil mai ridicat în cadrul companiei astăzi decât în urmă cu șase ani. Land O’Lakes caută în mod constant noi modalități de a gestiona atât riscurile interne, cât și cele internaționale, iar portofoliul departamentului Securitate Globală sa lărgit pentru a include responsabilitatea comună pentru reputația corporativă, guvernare și reglementare, responsabilitate socială și asigurarea informațiilor.
Don Taussig, CPP, este director, servicii de securitate globală, la Land O’Lakes, Inc. El a fost anterior senior managerul securității globale la Harsco Corporation, CSO la Biroul de Recuperare al SUA, director de securitate al Biroului Executiv al SUA președinte, și sa retras din Corpul Poliției Militare a Armatei SUA.
__
PRINCIPIILE DIRECTOARE
Pentru a pregăti mai bine Land O’Lakes pentru a se proteja pe sine și pe angajații săi, programul său de securitate a fost conceput în jurul acestor principii directoare:
Protejați-vă casa
Obțineți un loc de muncă sigur și sigur, cu soluții inovatoare de gestionare și acțiune.
Împuterniciti-va pe oamenii dvs. de la
Embolden sa opereze unitati de afaceri si site-uri pentru a-si proteja propriile active intr-un cadru bazat pe riscuri.
Scopul de a influența
Adoptarea unei filozofii în care rolul principal al Departamentului de Securitate Mondială este de a influența partenerii de afaceri pentru a oferi securitate prin acțiunile și deciziile lor de zi cu zi.
Be a Changemaker
Recunoașteți faptul că securitatea se află mai degrabă în managementul schimbării decât în executare.
Uita-te inainte
Intelegeti ca functia de securitate nu poate sta in picioare sau sa devina o entitate fixa deoarece responsabilitatile sale se vor schimba in timp.
Restrângeți viziunea
Focus mai mult asupra rezilienței globale corporative și mai puțin asupra securității tradiționale.
Unificați domeniul de aplicare
Recunoașteți că securitatea este atât o activitate strategică, cât și o activitate operațională.
Comunicarea eficientă
Securitatea oferă influență și legitimitate derivată nu din cunoștințele profesionale, ci din strălucirea afacerilor, abilitățile oamenilor și capacitatea de a comunica principiile securității.
Articol preluat de SM ASIS Online
Securitate in Romania by VerifiES Security
Blogul nr 1 din industria de Securitate: Articole, noutati si tendinte din industria de Securitate, Solutii de Securitate, Locuri de munca din industria de Securitate, Resurse utile, topuri de Securitate, legislatie de Securitate, Club de Securitate, Promovare online pentru firme de securitate
VerifiES Security: Servicii pentru industria de securitate
VerifiES Efficiency– Eficienta in Securitate: Achizitii servicii de Securitate, Proiectare si Receptie sisteme de Securitate, Selectie, Evaluare si Audit furnizori de Securitate, Consultanta de securitate, Audit securitate, Solutii de securitate – optimizare buget de securitate, Externalizare management servicii de securitate, Analize, statistici de securitate, Instrumente utile pentru industria de securitate,
VerifiES Employees – Angajati in Securitate: Servicii de recrutare si training pentru industria de Securitate
VerifiES Evolution – Evolutie in Securitate: Servicii de consultanta dedicate firmelor de Securitate: strategie, management, marketing, vanzari, consultanta financiara.
