In prezent, sistemele clasice, scriptice, de gestionare a vizitatorilor nu mai sunt de actualitate. Intr-o piata competitiva, unde inovațiile îmbunătățesc frecvent securitatea locului de muncă, companiile care doresc să rămână în siguranță, trebuie sa aiba in vedere implementarea unui sistem de control al accesului cu proceduri si tehnologie moderna.
Vizitatorii sunt în mare parte o prezență benefică, dar chiar și cele mai mici firme detin si lucreaza cu date si informații care pot fi confidentiale.
Prin modernizarea sistemului de gestionare a vizitatorilor orice companie poate demonstra ca este in deplina securitate.
Despre sistemul de control acces
Spre deosebire de metoda clasica de înregistrare manuală a vizitatorilor, sistemele de control acces pastreaza o evidenta a vizitatorilor si colaboratorilor. Un sistem de control acces funcționează prin atribuirea de ecusoane tuturor persoanelor care viziteaza sau lucreaza in sediul companiei. Cardurile de acces contin cipuri RFID sau chiar coduri QR si genereaza un număr unic de identificare pentru titularul respectivului card. Fiecare număr de identificare are un nivel de acces definit, care permite deținătorilor să acceseze anumite zone pe baza nivelului de autorizare, monitorizand data, ora si zonele accesate.
Controlul accesului vizitatorilor vă permite să atribuiți si ecusoane temporare vizitatorilor. Aceste ecusoane sunt concepute pentru a expira automat după o anumită perioadă de timp definita și ofera posibilitatea de a decide ce zone pot accesa vizitatorii.
Faptul ca personalul de la recepție îi întâmpină pe vizitatori intr-un mod prietenos si oferindu-le un ecuson personalizat, induce un sentiment de incredere. Ca primă impresie, această acțiune face ca organizația să pară atentă, sigura și bine gestionată.
Prin această acțiune vizitatorii vor fi identificati intr-un mod eficient si prietenos si vor fi determinati sa fie responsabili pentru acțiunile lor pe perioada vizitei.
Beneficiile aduse de managementul vizitatorilor
Prin tehnologia accesibilă din prezent, utilizarea unui sistem de control acces integrat in sistemul de securitate este la indemana oricarei companii. Software-ul modern poate transforma caile de acces în zone securizate iar adăugarea de puncte de control suplimentare în interiorul companiei va asigura un management al accesului securizat si accesibil. Instalarea unui cititor de card separat pe fiecare ușă va permite monitorizarea sigura si discreta a vizitatorilor.
Datele înregistrate de la fiecare cititor de control acces, inclusiv datele de la ecusoanele vizitatorilor si angajatilor, sunt stocate în sistemul de control acces, astfel încât managerii sau personalul de securitate să poată accesa rapoartele și să utilizeze jurnalul de evenimente ca o dovadă pentru deplasarea angajaților și a clienților. Un sistem de control acces pentru vizitatori va automatiza in mod discret si prietenos funcțiile de securitate.
Avantaje pentru securitatea companiei
Un sistem de gestionare a vizitatorilor îi va descuraja pe potențialii infractori care ar intentiona sa atace sediul companiei. O tactică obișnuită folosită de infractori este efectuarea de vizite de recunoaștere in sediile de firma. Acestia observa cu atentie măsurile de securitate ale fiecărui sediu, iar dacă observă că vizita lor este înregistrată doar intr-un registru, i-ar putea determina sa treaca la actiune. Sistemele de control acces și gestionarea securizata a vizitatorilor, care pot fi integrate cu sistemele de supraveghere video vor tine infractorii la distanta.
Avantaje pentru dezvoltarea afacerilor
Nu trebuie uitat impactul sistemelor de gestionare a vizitatorilor asupra productivității și controlului resurselor. Supravegherea și analiza datelor extrase din sistemul de gestionare a vizitatorilor oferă o imagine directă asupra numărului de vizitatori pe mai multe perioade de timp și va ajuta la crearea unor baze de date de potentiali clienti. Cunoașterea și mișcările vizitatorilor poate contribui la optimizarea diverselor activitati, de la vanzari la mentenanta. De cele mai multe ori un sistem de control acces bine configurat se va transforma intr-un instrument de dezvoltare al afacerilor.
Analiza datelor din sistemul de control acces va poate ajuta să decideți cine ar trebui să revina ca si potential client. Timpul petrecut în interior este un indicator puternic al eficienței unei echipe de mentenanta, de exemplu. Dacă o activitate de intretinere durează doar o jumătate de oră pentru un contractor, dar două ore pentru o altă companie de întreținere, datele din sistemul de control acces pot ajuta să alegeți cea mai eficientă echipa pentru un contract eficient. În acelasi timp, dacă un vizitator trezeste suspiciuni prin incercarea de accesare a unor zone sensibile, puteți să ii revocați accesul in viitor.
Gestionarea accesului in sediile cu nivel de securitate scazut
Angajații își petrec o parte a timpului de lucru la birou și ca angajator doriți ca acest timp să fie petrecut in mod productiv.
Dacă sediul de birouri este clasificat ca fiind cu un risc de securitate cu un nivel mediu sau scăzut, informatiile sensibile sunt mult mai accesibile, cel puțin până la o anumită limită.
Este mai sigur ca furtul de informatii sa fie prevenit decat sa se piarda timp si resurse cu desfasurarea unor investigatii ulterioare. Ca regulă generală, clădirile de birouri cu un nivel scazut de securitate pot evita problemele asociate prin crearea unui sistem securizat de control acces pentru vizitatori, dupa cum urmeaza:
- sistem de gestionare a ecusoanelor pentru vizitatori instalat la receptie;
- software dedicat pentru sistemul de gestionare a vizitatorilor;
- imprimantă de ecusoane pentru vizitatori;
- carduri de acces imprimabile integrate in sistemul de control acces;
- sistem de supraveghere video integrat pentru a monitoriza perimetrul clădirii, punctele de acces și zonele publice;
- control acces in parcare;
- detectoare de mișcare și efractie integrate;
- cititoare de card instalate la fiecare punct de acces sensibil;
- procedura de anuntare a politiei in cazul unei infractiuni.
În funcție de solicitarile operationale de securitate si afaceri sistemul de control acces poate fi dezvoltat, dar masurile de mai sus pot reprezenta un inceput bun. De exemplu, întreprinderile mici care își desfășoară activitatea în clădiri de birouri vor fi probabil clasificate cu un nivel minim de securitate, în timp ce marile corporatii și afacerile industriale sau bazate pe cercetare vor fi clasificate cu un nivel de securitate ridicat. Pentru clădirile comerciale foarte mari, este important să se ia în considerare modul în care un sistem automatizat de gestionare a vizitatorilor poate fi integrat în sistemul general de automatizare a clădirilor. De asemenea, se poate opta pentru monitorizarea și controlul sistemelor HVAC și de iluminare ca măsură a eficienței energetice.
Clădirile de birouri de înaltă securitate necesită un nivel ridicat de securitate pentru protectia datelor și a altor active. O parte din aceste cerințe sunt îndeplinite prin angajarea de personal instruit și efectuarea periodică de rapoarte și audituri de securitate. O parte importanta a unui nivel ridicat de securitate este și un sistem complex de gestionare a vizitatorilor. Pierderea datelor sau un atac asupra sistemului ar pune în mod semnificativ în pericol viitorul, siguranța și bugetul oricărei organizații cu risc ridicat, iar un astfel de eveniment ar putea avea un impact negativ asupra oamenilor și resurselor importante, clienți și investitori. Toate acestea înseamnă că riscul care rezultă dintr-un sistem inadecvat de control al accesului vizitatorilor este suficient pentru a duce la litigii sau investigații majore, pierderi financiare și consecințe negative pentru sănătatea și siguranța angajaților.
Când sunteți responsabil de proiectarea unui sistem de gestionare a vizitatorilor pentru o companie cu risc ridicat, sistemul de gestionare a vizitatorilorva trebui sa fie configurat la un nivel ridicat de securitate:
- protecție perimetrală, inclusiv garduri de securitate, sistem de turnicheti, uși și încuietori de securitate;
- personal de securitate pentru monitorizarea Centrului Operational de Securitate;
- controlul accesului vizitatorilor bazat pe proceduri ferme;
- niveluri de securitate de autorizare acces pentru personal;
- sisteme antiefractie pentru toate punctele de acces;
- plan de răspuns la incidente testat periodic;
- instruire permanenta a personalului de securitate;
- proceduri ferme pentru acces parcari, cu ecusoane personalizate pentru vizitatori, clienți și angajati;
- autentificare în doi factori pentru birourile și zonele sensibile;
- sistem de backup pentru rapoartele jurnalului sistemului de gestionare a vizitatorilor.
Contacteaza acum un consultant VerifiES
Securitate in Romania by VerifiES Security
Blogul nr 1 din industria de Securitate: Noutati si tendinte din industria de Securitate, Solutii de Securitate, Locuri de munca din industria de Securitate, Resurse utile, Topuri de Securitate
VerifiES Security – Eficienta in Securitate: Servicii Eficiente de Securitate la preturi corecte
Ajutam companiile in selectia si implementarea celor mai Eficiente Solutii de Securitate.
Consultanta de securitate: Design si proiectare solutii de securitate, Evaluare si selectie furnizori Securitate, Audit servicii si solutii de securitate, Optimizare bugete securitate, Evaluare eficienta si eficacitate programe de securitate, Politici si proceduri de securitate, Programe de loss prevention, Receptie si evaluare sisteme de securitate
Total Security Management: Proiectare sisteme Securitate si incendiu, Evaluare de risc la securitate fizica, Implementare solutii de Securitate, paza, sisteme de securitate, monitorizare alarme, Management de Securitate.
