Calitatea in Securitate este un proiect de constientizare a diferentierii prin calitate. Servicii de securitate achizitionate pe criterii de calitate si servicii de securitate vandute prin elemente de calitate. Astfel incepem un sir de articole prin care sa evidentiem cum putem obtine sau vinde servicii de calitate in Securitate.
Aplicand oricare din elementele evidentiate poti vinde mai usor serviciile tale daca esti furnizor de servicii de securitate sau poti achizitiona servicii de securitate mai eficiente.
Procedurile pot reprezenta o adevarata problema. Uneori, sunt prea stricte și restrictive, iar alteori sunt vagi și fara detalii. Dar, dacă colegul dvs. lipseste și sunteți brusc responsabil si pentru activitatea lui, este bine să aveți o procedură bine scrisă și detaliată. Dacă sunt făcute corect, procedurile pot avea un efect important asupra unei organizații. Când sunt enuntate clar, ele pot ajuta sistemele și oamenii să funcționeze mai bine. Dacă angajatii voștri știu ce să facă, când să o facă, cum să o facă și cum să nu greșească, puteți reduce frustrarea și puteți economisi o cantitate extraordinară de timp și efort.
10 moduri pentru elaborarea procedurilor
1. Desemnati persoana potrivită pentru a redacta proceduri
Este posibil să nu reusesti mereu sa creezi o procedura cuprinzătoare și bine prezentata, dar poți identifica întotdeauna un membru al echipei tale care are abilitățile necesare pentru redactare și experiență în procesul pe care doresti sa-l prezinti. Desigur, dacă echipa dvs. nu are timp să documenteze procesele, puteți angaja oricând o companie externă pentru redactarea procedurilor . Indiferent de cine o scrie, este esențial să implici pe cineva care intelege procesul din interior și din exterior pentru a asigura acuratețe.
2. Creați proceduri vizuale
Nu toată lumea asimileaza informațiile în același mod. Unii oameni învață vizual, în timp ce alții pot prefera să citească. Acesta este motivul pentru care se recomandă adăugarea de imagini, videoclipuri și diagrame în proceduri. În majoritatea cazurilor, procesul va facilita citirea și păstrarea procesului pentru toate tipurile de angajati.
3. Scrieți procedurile pe intelesul tuturor
Evitati folosirea unei exprimari foarte elaborate cu termeni specializati. Folosirea unor termeni de specialitate este probabil motivul pentru care multe proceduri nu reușesc să-si atingă scopul. Pentru a evita esecul, invitați pe cineva din afara echipei de redactare să vizualizeze documentul completat. Acest lucru vă va ajuta să identificați dacă există mai multe informații decât este necesar pentru a înțelege o etapa sau dacă unele secțiuni necesită detalii suplimentare.
4. Folosiți un stil de redactare pozitiv
Atunci când descrieti instrucțiuni de lucru, concentrați-vă pe actiune pozitiva, mai degrabă decât pe ceea ce nu trebuie făcut. De exemplu, „Includeți două imagini cu o rezoluție de cel puțin 300 dpi”, în loc să spuneți „Nu utilizați imagini cu rezoluție mică . ‘ Folosirea unui stil imperativ va duce la negarea ideilor pozitive.
5. Utilizați un instrument de creare de proceduri
O modalitate inteligentă de a scrie proceduri in prezent este utilizarea unui sistem cuprinzător de gestionare a fluxului de lucru. Functiile unor astfel de platforme facilitează crearea unui document de proces structurat. Cu aceste instrumente, puteți adăuga videoclipuri și imagini, puteți face capturi de ecran ale unui videoclip încărcat, puteți genera liste de verificare a proceselor, puteți crea șabloane și chiar puteți urmări progresul sarcinilor atribuite echipei dvs.
6. Faceți o evaluare la fața locului înainte de a documenta un proces existent
Când creați o procedura, nu înregistrați doar procesul curent. Utilizați acest lucru ca moment pentru a analiza modificările necesare. Documentati fiecare pas și evaluați ce mai este necesar. Puteti anula sau adauga etape de lucru.
7. Testați procedura dacă lansați un proces nou
În funcție de cât de important este un proces, partajați noua procedură printr-un apel telefonic, sesiune video sau efectuați training. Aceasta este o modalitate excelentă de a determina dacă procedura este complet sau are nevoie de mai multe modificări. Și înainte să începeți procesul, faceți o lansare pilot pentru a evalua dacă cei responsabili au o imagine clara a rolurilor lor.
8. Explicați „DE CE”
Este imperativ ca toți membrii echipei dvs. să înțeleagă „de ce” exista fiecare proces și cum influențează ceea ce fac realizarea cu succes a sarcinii. Discutați posibile scenarii de eșec în diferite etape ale procesului precum și rezultatele obtinute. Cu cât angajatii înțeleg mai mult importanța rolului lor în proces, cu atât au mai multe șanse să aibă grijă atunci când își îndeplinesc sarcinile.
9. Obțineți acordul scris de la toți cei implicați
Obțineți o semnatura de la toti angajatii implicati în implementarea procedurilor. Deși confirmările scrise ale procedurilor pot părea anacronice, ajută la crearea unui sentiment de responsabilitate si asigurarea că managerii și personalul au citit și au înteles procedura.
10. Analizati si folositi procedurile anterioare
Cele mai bune proceduri sunt produsul unui proces iterativ. Nu puteți acoperi orice varianta fără a rula procesul în practică, așa că puteti folosi o procedura deja implementată. Revizitați procedurile implementate anterior pentru a vedea cum pot fi revizuite, pentru a economisi timp, pentru a reduce costurile de funcționare, pentru a maximiza resursele comerciale sau pentru a spori experiența beneficiarului final. Dacă se fac modificări, asigurați-vă că toți membrii echipei implicați în proces inteleg acest lucru. Dacă utilizați platforme de redactare de proceduri, acestea au opțiunea de a notifica instantaneu angajații cu privire la revizuiri într-o notă de lucru, ceea ce vă poate economisi timp. Pentru orice afacere, asigurarea faptului că toți angajații dvs. știu cum să îndeplinească corect orice sarcină este o modalitate excelentă de a crește productivitatea afacerii și de a vă reduce stresul .
Vrei sa impartasesti din bunele practici?
Vrei sa afli despre bune practici?
Vrei sa fi un sustinator al campaniei?
Scrie un mail: securitate@verifies.ro
Securitate in Romania by VerifiES Security
Blogul nr 1 din industria de Securitate: Articole, noutati si tendinte din industria de Securitate, Solutii de Securitate, Locuri de munca din industria de Securitate, Resurse utile, topuri de Securitate, legislatie de Securitate, Club de Securitate, Promovare online pentru firme de securitate
VerifiES Security: Servicii pentru industria de securitate
VerifiES Efficiency– Eficienta in Securitate: Proiectare si Receptie sisteme de Securitate, Selectie, Evaluare si Audit furnizori de Securitate, Consultanta de securitate, Audit securitate, Solutii de securitate – optimizare buget de securitate, Externalizare management servicii de securitate, Analize, statistici de securitate, Instrumente utile pentru industria de securitate
VerifiES Employees – Angajati in Securitate: Servicii de recrutare pentru industria de Securitate
