MODUL ÎN CARE ECHIPELE DE SECURITATE POT BENEFICIA DE STANDARDIZAREA PROCESELOR OPERAȚIONALE

Securitate

Deși raportarea în sine a fost un proces stabilit, modul în care operatorii de securitate aleg să își implementeze raportarea sa schimbat. Unii trebuie să se bazeze pe rapoarte finalizate pe hârtie, în timp ce alții mențin un hibrid de colectare de date online, cu posibilitatea de a imprima copii pe hârtie. Indiferent de modul în care echipele de securitate gestionează raportarea, lipsa datelor sau a analizelor pentru a justifica deciziile operaționale deschide ușa oportunităților ratate și litigiilor potențial costisitoare.

KPI (indicatori cheie de performanță) legați de raportare pot fi adesea provocatori; cum pot supraveghetorii să știe ce să măsoare? Cum se pot asigura operatorii de securitate că paznicii lor colectează informațiile corecte la momentul potrivit? Aici raportarea digitală, legată de colectarea datelor în timp real, poate oferi vizibilitate operațională asupra activității de pază de zi cu zi, a incidentelor și multe altele.

Atunci când datele sunt colectate și raportate în timp real, supraveghetorii iau măsuri chiar atunci când are loc raportarea. Acest lucru permite rezolvarea rapidă a incidentelor sau urgențelor critice și poate acționa ca bază pentru optimizarea răspunsurilor proactive.

Managementul operațional proactiv este un beneficiu al raportării în timp real. Colectarea și analiza cu precizie a datelor de raportare a incidentelor va ajuta la atenuarea riscurilor și va oferi o imagine organizată a operațiunilor echipei de securitate.

Organizarea datelor de raportare: utilizarea rapoartelor șablonate

Datele organizate încep cu crearea și utilizarea rapoartelor șablonate. Modelarea rapoartelor este o modalitate nepotrivită de a vă asigura că ceea ce este colectat se potrivește cu ceea ce este colectat.

Indiferent dacă echipele de securitate internă sunt partenere cu furnizorii de pază de securitate, își gestionează propriile paznice interne sau au o combinație a ambelor, supraveghetorii pot utiliza șabloane de raportare pentru a alinia toate părțile implicate pentru o mai bună coerență în operațiuni.

Procese precum colectarea dovezilor, răspunsul gărzii, raportarea responsabilității și documentarea procedurilor de urmărire trebuie să asigure că companiile de securitate câștigă cel mai mult din colectarea lor de date.

Cu rapoarte modelate, operatorii de securitate pot face referințe la punctele de incident ale proprietății pentru o analiză critică și o mai bună atenuare a riscurilor. Analiza comparativă poate fi utilizată pentru a compara zonele care au mai multe încălcări, care au performanțe bune și care ar putea necesita acțiuni suplimentare.

Raportarea modelată ajută supraveghetorii și operatorii de securitate să își configureze rapoartele pentru a reduce riscul de erori potențiale sau de comunicare greșită. Iată cum:

Urmăriți digital rapoartele privind incidentele și activitățile critice

În îndepărtarea de raportarea pe hârtie, companiile de securitate au făcut posibilă atașarea probelor de susținere direct la un raport cu raportare digitală. Aceasta înseamnă că gardienii de pe prima linie pot face fotografii, videoclipuri sau comentarii și le pot atașa pentru examinarea supervizorului.

Cu rapoartele digitale, orice incidente sau activități zilnice raportate pot fi înregistrate și vizualizate pe un tablou de bord în timp real . Supraveghetorii pot vizualiza activitățile privind starea de sănătate și incidentele pentru examinare pentru a determina care site-uri necesită atenție imediată din partea părților interesate.

Stabiliți o modalitate nepăsătoare de a crea credibilitatea raportului

Operatorii de securitate se bazează pe echipa lor de securitate pentru a produce rapoarte credibile suficient de puternice pentru a fi utilizate în timpul litigiilor, dacă este necesar. Raportarea configurabilă a făcut și mai ușor să se asigure că paznicii de pe prima linie pot documenta informațiile solicitate, cum ar fi o semnătură, intrările marcate cu ora sau locația de protecție GPS , necesare pentru a stabili credibilitatea.

Creați câmpuri de răspuns pentru raportarea simplă a paznicului

Rapoartele digitale fac rapoartele de pază simple și fără erori. Supraveghetorii au opțiunea de a crea câmpuri obligatorii cu răspunsuri scrise în prealabil, care oferă gardienilor din prima linie opțiunea de a selecta alegerea potrivită atunci când completează un raport. Răspunsurile selectate fac ca supraveghetorii să adapteze fiecare raport astfel încât să surprindă exact ceea ce trebuie să știe părțile interesate.

Vizualizarea datelor de raportare digitale șablonate în timp real

Datele și analizele în timp real sunt indicatori esențiali pentru starea de sănătate a unui plan holistic de securitate pentru continuitatea generală a activității. Datele și analizele în timp real nu numai că au furnizat informații imediate despre activitatea de pază și starea incidentului, ci au ajutat la centralizarea inițiativelor de securitate în noua normalitate.

Tablourile de bord în timp real complet personalizabile oferă supraveghetorilor o vizualizare unificată a tuturor activităților de securitate din întreaga proprietate cu informații adevărate, care pot fi acționate. Aceasta include raportarea datelor colectate de gardieni pe prima linie. Indicatori precum rapoarte restante, stări de raportare, notificări de incidente și multe altele pot contribui la furnizarea unor valori critice de referință pentru o reducere mai mare a riscurilor.

Stabilirea KPI-urilor pentru informații de raportare eficiente

Când se gândesc la stabilirea KPI-urilor, echipele de securitate se luptă adesea să găsească valori precise pentru a măsura succesele raportării. Utilizând rapoarte tipizate, aceste eforturi pot fi adaptate, dacă este necesar, pentru a se conforma oricărei reglementări, în timp ce sunt suficient de consistente pentru ca paznicii să le folosească de mai multe ori și pentru diferite nevoi de raportare.

Există câteva elemente pe care operatorii de securitate le pot măsura cu informații obținute din rapoarte tipizate.

Timp economisit în procesele de raportare a supraveghetorului

Comparativ cu faptul că se bazează exclusiv pe metode de raportare pe hârtie, actualizarea la raportare digitală permite supraveghetorilor să profite de software-ul de gestionare a forței de muncă de securitate realizat pentru a gestiona întreținerea și gestionarea procesului de raportare. Prin conectarea datelor pe care gardienii le colectează pe primele linii la un tablou de bord în timp real, supraveghetorii pot economisi timp procesând manual rapoartele și notificând părților interesate.

Numărul de rapoarte de incidente într-o anumită perioadă de timp

Raportarea digitală poate urmări cu ușurință numărul de rapoarte depuse într-o anumită perioadă sau interval istoric. Acestea sunt statistici critice de raportare care pot ajuta operatorii de securitate să planifice gestionarea și evaluarea riscurilor, lucrând în același timp la reducerea incidentelor de proprietate.

Cu vizualizările istorice ale rapoartelor, autoritățile de supraveghere pot urmări și înregistra procentul de rapoarte restante comparând cu intervalele de raportare anterioare. Acest lucru poate ajuta operatorii de securitate să ofere o viziune holistică a operațiunilor lor în funcție de tendințe și alte tipare identificate.

Echipele de securitate pot economisi timp și readuce valoarea proceselor lor de raportare

Echipele de securitate pot beneficia cu adevărat de faptul că sunt proactive în operațiunile lor. O modalitate de a face acest lucru este să readuceți valoarea procesului de raportare. Cu instrumentele obținute din modelarea rapoartelor și tablourile de bord în timp real pentru vizualizarea datelor istorice de raportare, supraveghetorii pot lua măsuri și pot notifica imediat părțile interesate, economisind timp și câștigând liniște sufletească.

Pentru a afla mai multe despre soluția de raportare a securității complet configurabilă a Trackforce Valiant, vizitați Trackforce.com.

Ghid GRATUIT pentru firmele de securitate: adaptarea operațiunilor de securitate în perioadele dificile

Care sunt cele mai mari preocupări cu care se confruntă profesioniștii din domeniul securității în acest moment? Descărcați cea mai recentă carte electronică pentru a afla cum vă pot ajuta soluțiile.

Articol preluat de pe InternationalSecurityJournal –  Christina Ortega, Trackforce Valiant


Securitate in Romania by VerifiES Security

Blogul nr 1 din industria de Securitate: Articole, noutati si tendinte din industria de Securitate, Solutii de Securitate, Locuri de munca din industria de Securitate, Resurse utile, Topuri de Securitate,   Promovare online pentru firme de securitate

VerifiES Security:  Servicii Eficiente de Securitate la preturi corecte. Consultanta si servicii pentru industria de securitate

Ajutam companiile in selectia si implementarea celor mai Eficiente Solutii de Securitate si cei mai potriviti Furnizori de Securitate.

VerifiES Efficiency– Eficienta in Securitate:

Consultanta de securitate si optimizare bugete | Evaluare eficienta si eficacitate programe de securitate | Proiectare sisteme Securitate si incendiu |  Audit servicii si solutii de Securitate | Evaluare si selectie furnizori Securitate | Evaluare de risc la securitate fizica | Management Securitate externalizat | Urmarire, Evaluare si Receptie servicii si Sisteme Securitate.

VerifiES Evolution – Evolutie in Securitate: Servicii de consultanta in Securitate: dezvoltare companii de securitate,  strategie, management, marketing, vanzari, consultanta financiara, Recrutare si Training

Contacteaza un consultant Verifies pentru a afla mai multe informatii   www.verifies.ro